L'entrada en l'era tecnològica va suposar el desenvolupament d'una nova forma de comunicació. Avui dia, la comunicació a través dels telèfons mòbils i el correu electrònic s'ha convertit en una eina habitual i imprescindible tant en el pla personal, com en el professional.

Resum:
• Consells i normes de cortesia i bon fer en la comunicació per telèfon mòbil
• Recomanacions bàsiques per a l'enviament i recepció de correus electrònics

Ningú dubte de la importància que té desenvolupar una comunicació efectiva en qualsevol mena de relació. El missatge no és un element aïllat sinó un conjunt de circumstàncies (el context social i cultural, la forma de transmissió, els sorolls, etc.); com va dir Ortega y Gasset: “jo sóc jo i la meva circumstància i si no l 'estalvi a ella, no em llevat de jo” (perquè així és la seva famosa cita completa); si no ens preocupem per aquestes circumstàncies, no estem fent cap favor al missatge i a la nostra imatge.

Als problemes que dificulten qualsevol comunicació interpersonal directa, s'afegeixen altres, quan la comunicació es realitza a través d'algun sistema intermediari com telèfon, paper (cartes), correus electrònics, etc. Els esmentats problemes o “sorolls de comunicació”, si bé, són difícils d'eliminar totalment, deuen conèixer-se a fi de ser evitats o controlats.

En qualsevol mena de comunicació on els interlocutors no es veuen físicament es produeix una falta de kinesia (llenguatge del cos), la qual cosa, deixa desproveït al missatge de la seva circumstància global; quan parlem amb algú que està, cara a cara, veiem la seva predisposició: si badalla, assenteix, obre els ulls, arrufat l'arrufada de nas, etc., però quan no veiem a la persona, tan sols podem intuirlo, a vegades, no encertadament.

Amb l'arribada de la telefonia mòbil i internet comença una nova forma de comunicar amb els altres, més ràpida i instantània, sense que per això, no deguem de descuidar certes normes de cortesia i bon fer.
 
El telèfon mòbil

L'ús del mòbil per parlar amb una altra persona, no tenen unes normes i usos diferents de les del telèfon tradicional. El que dota a l'esmentat article d'una característica pròpia, que afecta a la comunicació, és el tema dels missatges i la seva portabilitat.
 
Quant al tema dels missatges, tan sols ressaltar que no està indicat per fer comunicacions amb persones els quals el tracte no és pròxim o quan és una relació formal: si preveiem que anem a arribar cinc minuts tarda a una reunió, farem una trucada, no enviarem un missatge. Tema a part és quan el receptor és un “amic”.
 
L'ús habitual del mòbil i la generalització de l'enviament de missatges, ha provocat l'ús d'un llenguatge propi a base d'abreviatures (perquè = xq, també = tb, es que et = sqt, etc.,) que pot causar no pocs problemes de comunicació, independent del mal ús que fem del nostre idioma. Encara que puguin semblar òbvies i la breu extensió del missatge gairebé obligui a elles, el protocol social aconsella no utilitzar aquest tipus d'abreviatures que no signifiquen res i destrossen la nostra llengua. Si la persona ho desitja, ha de limitar el seu ús a entorns familiars o d'amics i sempre que, estiguem segurs que el receptor va a entendre perfectament el text, perquè estigui habituat a aquest mateix argot.

Malgrat els seus inconvenients, s'ha convertit en una forma ràpida i fàcil d'informació massiva. Actualment s'ha implantat l'ús de “plataformes de missatges” que utilitzen moltes empreses amb fins comercials o d'informació general; per exemple, els missatges d'empreses de telefonia mòbil, enviats als seus usuaris per informar sobre promocions, descomptes, ...
 
L'altra qüestió, el que es pugui portar a sobre un telèfon i iniciar una conversa en qualsevol lloc, evidentment, ha permès una millor comunicació i localització de les persones però també, en alguns casos, una falta de cortesia per a les persones que ens envolten.
 
Mantenir encès el mòbil, moltes vegades, s'ha convertit en una necessitat, sense valorar que pot molestar a les persones amb les quals vostè estigui reunit, en un dinar, en una conferència, etc. Si deu deixar-lo connectat, comenti que està esperant una trucada important i mantenir-lo en posició de silenci; si ha de parlar, no ho faci davant de tots, surti a un lloc apartat i que no interfereixi en el desenvolupament de l'encontre.

Correu electrònic o e-mail

En poc es diferencia o caldria diferenciar, la utilització del correu electrònic, com mitjà de comunicació, del correu postal. Dic “s'hauria de” perquè no poques persones, fan dels missatges en línia, una forma d'escriptura poc formal o no gaire cuidada, potser per l'aparent fredor del mitjà.

Encara que aquest tema és molt extens, existeixen algunes recomanacions bàsiques que ajuden que el correu electrònic aconsegueixi que el missatge arribi de la forma més clara i objectiva possible. Alguns consells que s'ha de tenir en compte són:

- La primera norma de qualsevol text escrit, es resumeix, en la paraula mnemotècnica anglesa KISS (Keep it simple and short), és a dir: “fes-ho senzill i curt”. Les frases massa llargues o complexes dificulten l'entesa. L'ús lògic de punts, punt i coma i dos punts faciliten la lectura i la seva comprensió.
 
- Molt compte amb puntuar correctament, no oblidem que una coma mal situada o un punt incorrecte pot canviar completament el significat d'una frase.

- Si hem d'enviar molta informació és millor crear documents adjunts o enllaços (accessos a altres pàgines des d'on obtenir la informació), a fi de facilitar el seu maneig. En el cas dels documents adjunts, devem cerciorar-nos que no puguin infectar amb cap virus al destinatari. Un enllaç sempre agilita l'enviament d'un correu electrònic, enfront dels adjunts, ja que no augmenta el pes (quilobytes enviats) del mateix.

- El text ha de ser clar, és a dir, que hem d'evitar les abreviatures com en el cas dels missatges a través de mòbils i fer frases completes: un correu electrònic, encara que més dinàmic que una carta postal, no és un telegrama.

- És important cuidar tant el llenguatge com la tipografia. Les lletres tipus seriff (les més corbades tipus Times New Roman, Bookman o tipus manuscrit com english o monotype cursiva ) donen un aire més clàssic i formal al text. Les lletres tipus pal (arial, verdana, etc.) són més modernes. En general, els tipus xèrif, que no són manuscrites, són més fàcils de llegir i cansen menys la vista, raó per la qual, són habitualment utilitzades en els llibres de text.

- Actualment, es pot accedir a gran quantitat de decoració, fons, emoticons, vinyetes, etc. Hem de tenir en compte que d'utilitzar-se, han d'estar en concordança amb el missatge. Per a comunicacions més formals, millor abstenir-se d'incloure cap tipus de decoració estalvi, en el cas de comunicacions corporatives, que podrà incloure's el logotip de l'empresa o similar, a fi de personalitzarlo.

- La utilització de majúscules, estalvi en els casos en els quals la gramàtica obliga, reflecteixen exaltació o elevació del to de veu. No és estrany trobar pseudo-emoticons per donar entonació al text com: “:)” per somriure, “:o” per expressar sorpresa, “:<” per mostrar decepció, etc. Hem de limitar el seu ús, de la mateixa manera que la decoració, per a les comunicacions molt informals en les que tinguem una relació molt estreta amb el nostre interlocutor.

- Al redactar, és importantíssim que cuidem molt la forma d'expressar-nos i repassar el text, posant-nos en “la pell” del destinatari. Llegint no es pot intuir el to o la intenció; un text que sigui massa directe o formal, depenent de la persona i la seva circumstància, pot resultar tallant. Igualment, hem d'evitar els jocs de paraules i frases amb dobles sentits o massa col·loquials, perquè poden ser mal interpretades.

- Les normes de cortesia utilitzades en la correspondència tradicional deuen de mantenir-se en el correu electrònic. Ometre tractaments (Il·lustríssim, Sr. D., etc.) i el tracto (utilització de vostè, acomiadar-se amb atentament, sincerament, etc.), no està en cap cas justificat llevat que el tipus de relació (amistat) ho permeti.

- El desenvolupament i la seva forma també ha de ser l'habitual: entrada, introducció, cos o desenvolupament, comiat o conclusió i firma, deuen de respectar-se. La data no caldrà ja que el programa de gestió dels correus, presa la data directament i alguna cosa molt important a tenir sempre en compte, és que hem d 'omplir el camp “assumpte”. Hi ha moltes persones que reben molts correus i quan ho veuen buit, esborren directament el correu electrònic, sense fixar-se en l'emissor; també es pot donar la circumstància que servidors que tenen activats sistemes antispam, eliminin directament el missatge.
 
- Quan contacti per primera vegada amb una persona, és molt important dir la raó per la qual l'escriu, com ha aconseguit el seu correu electrònic i que ens presentem de la forma més clara possible. Cal tenir en compte que el SPAM (o enviament massiu de correus no sol·licitats) està prohibit i perseguit legalment.

- A fi que el receptor sàpiga qui es dirigeix a ell, sempre ha de firmar-se el correu electrònic amb el nom i un o dos cognoms (segons el costum), dades de l'empresa, si és procedent, i almenys, un telèfon i/o direcció de correu electrònic de contacte. En total, les dades personals o professionals no han d'excedir de 4 o 5 línies.

- Hem de tenir en compte que les dades de qualsevol persona, això inclou el seu nom i correu, són propietat de l'interessat i no es poden utilitzar sense justificació. D'acord amb això, hem de tenir en compte que no hem d'enviar correus massius, llevat que les direccions s'enviïn amb còpia oculta, és a dir, que cada destinatari només vegi el seu propi contacte o el de la persona que ho va enviar. A més, els correus massius donen una imatge de falta de personalització que és, un dels valors més importants en la comunicació efectiva, especialment, si té caràcter comercial.

- No és aconsellable, en el cas de correus que tenen diversos reenviaments, que es conservi l'històric complet, és a dir, mantenir tots els textos i les respostes dels correus electrònics anteriors. En general, el text se'n va desvirtuant, apareixen textos amb diferents colors o marges, quants més reenviaments fem. Si considerem que és important que el destinatari conegui la seqüència de missatges o alguns d'ells, sempre podem incorporar-los com adjunts. La cosa més apropiat és començar un nou missatge per cada enviament i no utilitzar l'opció de reenviar. Quan responguem a un correu, és recomanable que escriguem la nostra resposta al començament, deixant el missatge rebut, al final, si considerem necessari incloure'l i modificar el text de l'assumpte, si s'estima oportú.
 
- L'ús del correu electrònic ha facilitat enormement el treball d'enviament d'informació però no és aconsellable sempre. En el cas de l'enviament d'invitacions o altres accions més formals o solemnes, segueix sent més apropiat, sense cap mena de dubte, l'enviament de la invitació en paper. Sempre podem utilitzar el correu electrònic per a una posterior confirmació de recepció, encara que si és possible, aquesta acció deuríem fer-la per telèfon, invitacions fora de termini (això sí, cuidant al màxim l'estètica) o accions posteriors de menor formalitat.
L'ús habitual d'eines com el correu electrònic o el telèfon mòbil, no ens ha de fer descuidar la forma en la qual ens comuniquem amb el nostre entorn. Sempre hem de tenir present que en qualsevol acció de comunicació que iniciem, estem transmetent què, com i qui som, per tant, la nostra personalitat i la imatge que desitgem que els altres tinguin de nosaltres o de la nostra empresa.

(Lola García, Directora de Solucions Eficaces).